仕事で失敗や問題を繰り返さない方法まとめ

どうもヒロです。

みなさん、仕事で失敗したことはありますか？

ほとんどの人が失敗をしたことがあるはずです。

しかし、失敗を何度も繰り返すと、上司から怒られたり、周りに迷惑をかけることになります。

今回は仕事で失敗を繰り返さない方法についてまとめてみました。

なんで失敗を繰り返すのか

失敗が風化するから

組織で働いていると、何度も同じような問題に直面します。

1年前に起きた失敗が、また1年経った後に同じように起きているのです。

問題が起きた当時は、その問題に対してみんなで話し合い「こんな問題は2度と起こさない」と決意します。

しかし、人間というのは、非常に忘れやすい生き物で、過去の失敗を忘れて同じことを繰り返してしまうのです。

特に社会人になると、いくつもの業務を行うため、どの業務で問題が起きたのかを分からなくなります。

そして、問題が起こった際に、「あーこの失敗は昔やったわ」と思い出すのです。

問題が文書化されていないから

問題が起きた当事者は、早くこの問題から逃げたいと思います。

するとどうでしょう、問題を解決した後は、すぐに次の業務に取りかかろうとします。

すると、その組織では、誰がどんな問題を起こしたのかが分かりません。

もちろん、その失敗を噂で聞くことはあるかもしれませんが、どんな対策をしたのか詳細に知ることはできません。

私の職場でも、このように文書化されていない問題が山のようにあるので、同じような問題が繰り返し起きます。

問題が起きても他人事だから

私は自動車メーカーで働いていますが、日々の業務で問題はたくさん起こります。

そして、自分の部署だけでなく、違う部署が起こした問題も情報展開されます。

このように、失敗した情報はきちんと回ってくるのですが、結局は他の誰かが同じ失敗をしてしまうのです。

これはつまり業務を行う本人が、他人の失敗を他人事として捉えているからなのです。

情報展開されても「ふーん、そうか。まぁ気をつけないとね」で終わってしまいます。

なので実際に自分が業務をする時には忘れており、同じ失敗をしてしまうのです。

失敗しても上司が責任をとると思うから

サラリーマンは縦社会です。

平社員が失敗しても、上司が責任をとります。

自分が失敗しても、よほどのことでないと給料は減りません。

もちろん、誰もわざと失敗する人はいませんが、心のどこかで「失敗しても実害はない」と思っています。

確かに、こうでも思わないと仕事なんてできません。

しかし、時にはこの意識が問題を多く引き起こす原因となります。

失敗や問題を繰り返さないためには

メールに上司Ccをつける

私は仕事のやり取りのほとんどを「メール」で済ませます。

よほどの急用以外で電話を使いません。

メールの良いところはCcを使って関係者に情報展開できるため、常にフィードバックをもらうことができます。

私は工事の調整で仕入先とメールでやり取りをしていました。

私の段取りミスを上司がメールを見て発見してくれたので、事前にミスを防ぐことができました。

結局仕事のミスのほとんどは「コミュニケーションエラー」です。

みなさんも相手との「言った、言わない問題」などを経験されたことだと思います。

そんな時もメールで全てのやり取りを残しておくとトラブルにもなりません。

分からないことには手を出さない

失敗の多くは、自分がよく分からないことを、自分の判断だけで実行した時に起こります。

経験のある仕事よりも、経験がない仕事をする方が失敗の確率はぐんと上がります。

分からないことは仕方がありません。

まずは分からないことをきちんと伝えましょう。そして、まずは誰かにお手本を見せてもらいましょう。

いきなり自分でやるのはリスクが高すぎです。

仕事を受けた段階で、自信がなければ、そのことを上司にきちんと伝えてから実行しましょう。

過去トラ集を作り展開する

私の会社では過去の失敗をまとめた過去トラ集があります。

自分の仕事の多くは過去に誰かがやった仕事の繰り返しです。

自分が仕事をする前にこの「過去トラ集」を読んでおけば、失敗するポイントを知ることができます。

過去トラ集はただのメモ書きでもいいです。「〇〇の手順で〇〇のミスがよくあります」などの一文を書いておくだけで、他の人がする時にミスが減ります。

そして会社の誰でも閲覧できるフォルダに保存しておくのです。

とにかく、失敗を減らすには少し面倒ですが、文書に残しておく方法が一番です。

まとめ

失敗が繰り返される原因は、単純な人為的なミスもありますが、仕事のやり方に問題がある場合が多いです。

仕事がきちんとルーティン化されてなかったり、失敗を残す方法がない場合などです。

頑張って失敗を減らすのではなく、失敗を減らす「仕組み」を作ることが大事です。

皆さんの職場でも改善できることはあると思います。ぜひ実践してみてください。