どうも、ヒロです。
サラリーマンの皆さんは毎日のように会社で会議をしていると思います。
単刀直入に聞きますが、その会議で「何か決まりましたか？」
結局何も決まらないまま、次回に持ち越しになってはいませんか？
私は自動車メーカーの技術職ですが、今までに何も決まらずに終わった会議に何度も出席したことがあります。
また、自分が主催した会議でも、結論を出せずに終わったこともあります。
今回はちきりんさんの「自分のアタマで考えよう」を参考に、何で会議で何も決まらないのか、決めるためにはどうすればいいのかをまとめてみました。
会議で何も決まらない理由
意思決定のプロセスが働いていないから
私たちがなにかを決めるときは「情報」とは別に「意思決定のプロセス」が必要です。たとえば、ある洋服を買おうと思ったけれど価格を見て買うのをやめたとしましょう。その意思決定ができるのは、「その洋服の価格」という情報を集めたからではなく、「この質、このタイプの服に関しては、1万円以下でないと私は買わない！」という意思決定プロセスを自分の中に持っているからです」
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日本ではとにかく情報ばかりを集めようとします。技術開発であれば、他社の動向や特許の情報が必要となります。
そして、情報を集めるだけ集めて、何も結論が出ないのです。
情報を集めて結論を出すのではなく、結論を出すために必要な情報は何かを先に考える必要があるのです。
先ほどの洋服を買う行為には、まず自分が何の情報を得れば、意思決定できるかが分かっているのです。
日本人は細かい所にこだわりすぎ
私もサラリーマンになると、とにかく細かい指摘をたくさんされます。
とくに資料作成などでは、グラフの見せ方など、意思決定にはまったく関係のない箇所を重視されるのです。
だんだんと結論からずれたところにエネルギーを注ごうとするのです。
みなさんも経験はないでしょうか？
意思決定のプロセスをまず行うべきなのに、情報を集め、さらにその情報の表現方法にばかり固執してしまいます。
これでは何も決まらないどころか、ただ無駄な仕事をしているだけです。
あんなに資料を頑張って作ったのに、結局は使われなかったことはありませんか？
使われない資料や情報を取るために時間を使うのは、日本人サラリーマンの典型的な事例だと思います。
誰も決めようとしない
私が思うに、日本のサラリーマンの1番苦手とすることは「決める」ことです。
裏を返せば、自分の決定に対して責任を持てないのです。
あなたも上司からの指示で色々と情報を調べ報告しても、何も決まらなかったことはありませんか？
そして、上司から「あの情報が足りないので調べて欲しい」と追加でお願いされたことはないでしょうか？
決めることには責任が伴いますが、誰も決めようとはしません。
日本はとにかく「事なかれ主義」です。何か問題があった時に責任追及されたくないので、誰も何も決めません。逆に責任追及することは大好きなのです。
意思決定のプロセスが曖昧
意思決定のプロセスは超具体的でないといけません。
たとえば、なんとなく「今日はお肉にしよう。中華料理をつくろうかな！」くらいの感覚で買い物に行けば、結局なんやなんやと要らない材料や調味料を山ほど買うことになります。一方、「詳細なメニューを決め、その料理のつくり方を具体的に確認し、手順ごとに必要な食材と調味料をメモにリストアップしてから」買い物に行けば、最低限必要な食材だけを買うことができるでしょう。
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みなさんも上司から曖昧な指示を受けて、結論を出すのに苦労させられたことはないでしょうか？
私もだいたい上司からは「〇〇の開発したいけど、メリットある？」や「A案とB案どっちがいい？」などのふわっとした仕事がほとんどです。
このように、意思決定のプロセスが抜けて仕事を始めると、何の情報が必要かが分からないので、とにかく苦労します。
そして、せっかく集めた情報が無駄になることも多々あります。
何かを決めるためには、具体的な判断技術を決めて、必要最低限の情報しか取らないようにしましょう。
そして、その判断基準も「コスト、納期」など数字で明確にできる基準にするべきです。
数字で表せないものは判断基準にするべきではありません。
まとめ
会議で何も決まらない理由は「意思決定のプロセスが抜けている」からです。
意思決定のプロセスは超具体的にして、判断基準を明確にしましょう。
そして、会議ではその判断基準をもとに「やるか、やらないか」だけを決めるのです。
会議で議論をするのではなく、判断できる材料を持って、ただ決めるだけにしましょう。
あーでもない、こーでもないなど話は無駄です。
意思決定のプロセスがない仕事は、自分で基準を作るしかありません。
とにかく、どうすれば判断できるかをまず考えて仕事に取り掛かりましょう！
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