会議を効率化して生産的に働く方法

会議室

どうもヒロです。

みなさん、会社の会議に出て思ったことはありませんか?

悩めるサラリーマン
せっかく会議をしたのに何も決まらなかったり、効率が悪いです。
管理人ヒロ さん
なるほど、会議の効率化について考えてみましょう。

会議を30分単位にする

男性

会議は短くても1時間という会社も多いと思います。私の会社も昔はそうでした、しかし会議は時間を取った分だけ進みが遅くなります。

同じ議題を話し合ったとしても、結局は関係のない話をなどが増えるだけで結論が出ません。

途中までだらだら話をして、時間が終わりそうになると急いで結論を出すことはありませんか?

日本のサラリーマンの多くは時給で働いています。結果よりも長い時間を会社で過ごした人の方が給料が高くなります。残業なんて、まさに時給です。

時給で働くサラリーマンなので、会議を長い時間で設定してしまうと、時間いっぱい使ってしまうのです。

会議はとにかく最小の時間にしましょう。わたしの会社では会議の基本を30分にすることで、結論を出す時間も短くなったと思います。

判断できる人を呼ぶ

上司

会議でありがちなことは、「判断はまた別途部長にしてもらいましょう」です。

結局は会議で結論が出ないのです。結論が出ないただの意見交換会になっているのです。

会社では、よくワイガヤと呼ばれる結論を出さない会議も多くあります。

しかし、そのような会議は生産性がありません。会議には必ず結論を出すようにして、結論が出せる人を呼んでおきましょう。

会社では係長、課長、部長と同じ説明を何回もしないといけません。そして、結局は部長だけに説明すればよかったことが多いです。

結論を出せる人を1回の会議で集めるようにすれば、必要のない会議をかなり減らすことができます。

判断材料をそろえておく

資料

よく会議で出る発言として、「もっと詳細のデータがほしい」です。

実際には十分なデータがあったのかは別として、ある程度の判断材料は必要です。

会議には必ず問題と対策を話します。対策は1つではなく、できらば複数準備しておきましょう。

そして、その対策をした時の効果と費用をマトリクスにしておくと分かりやすいです。

そして、自分の中で松竹梅を決めておくとよいでしょう。

あなたも上司の決断力のなさにびっくりしたことはあると思います。

サラリーマンはとにかく責任を取りたくないのです。決めるといくことは責任を負うということなので、できれば何も決めたくないのです。

会議では上司に決めてもらうのではなく、自分の意見を通す場だと思った方が結論が出ます。

結局、自分の判断が間違っていたとしても上司の承認があれば上司の責任になるのです。判断材料だけはきちんとそろえて、簡単に結論が出るようにしておきましょう。

ペーパーレスにする

パソコン

は最小限にしましょう。紙の悪いところは説明がしにくいところです。

パワーポイントなどは、画面を指すだけでいいので、説明を受けている人も分かりやすいです。

あなたも紙の資料をもらうと、途中でどこを説明しているか分からなくなりませんか?

説明する方も、「次は2ページ目の右上のグラフです」などを言う必要がありません。

また、紙は印刷する手間と配布する手間、場合によっては紙を回収する手間もかかるでしょう。

私の会社では機密書類が多いので、紙で配布した後は回収してシュレッダーをしなければいけません。

とにかく紙はコストがかかる上に会議も非効率になります。会議室にはパソコンとプロジェクターが必須です。

最小限のメンバーにする

会議

会議は人数が増えるほど何も決まりません。

私の会社でも10人を超える会議になると、発言者がほぼ決まり、結果として結論が出ないことが多いです。

参加人数は少なければ少ない方がいいです。たくさん人がいると、なかなか発言しにくいと思います。

しかし、2人だけの会議になると、早く結論を出そうという気持ちになると思います。

やはり会議は多くても4〜5人がいいと思います。それ以上になると発言しない人が出でくるので生産性はかなり低くなります。

悩めるサラリーマン
会議の効率化に取り組んでみます!
管理人ヒロ さん
まずはきちんと人選するところから始めてみてください!

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