報連相はいらない?仕事が進むコミュニケーション術

サラリーマン

どうもヒロです。

みなさん、サラリーマンになって上司から「報連相(ほうれんそう)」がなってない!」と言われたことはないでしょうか?

今回はサラリーマンの一般常識になっている「報連相」について考えてみます。

報連相をしても仕事は進まない

困った女性

あなたが上司に報連相をして、仕事は進んでいるでしょうか?

報連相は上司やメンバーとのコミュニケーションの方法ですが、報連相を徹底すると、時間だけかかって仕事が進みません

報告・連絡・相談それぞれのパターンでよくある事例をまとめてみました。

「報告」のよくあるパターン

平社員Aさん
課長、来週の部長報告の資料をまとめてみました、確認をよろしくお願いします。
課長
分かった。ふむふむ、結論が弱いな、もっとデータを追加した方が分かりやすいぞ。
平社員Aさん
データを追加してみました、これでどうでしょうか?
課長
ありがとう、でもこのデータよりも最新のデータがあったろ?そっちを使ったらどうだ?

このように、ただ報告のための資料に時間をかけていることは多いです。しかも、結論は変わらないのに資料のストーリー作成に時間をかけたり、詳細のデータにこだわってしまうケースがよくあります。

「報告」することに時間をかけても意味はありません。

「連絡」のよくあるパターン

平社員Aさん
課長、取引先のA社からプロジェクトの詳細について話がしたいとの電話がありました。
課長
分かった。ちなみにA社はプロジェクトの何について知りたいんだ?
平社員Aさん
ただ詳細をとだけ言われていまして、内容については分かりません。
課長
それでは何を準備すればいいか分からないじゃないか、君からA社へもう一度聞いてみてくれ!

このように、自分はただあった出来事を上司に伝えただけなのに、上司から仕事をもらうパターンはよくあります。

サラリーマンになると、よく「伝書鳩になるな」と言われます。つまり、言われたままのことを連絡するな、自分で解釈せよという意味です。

これは非常に曖昧な指示ですし、仕事が一向に進みません。

「相談のよくあるパターン」

平社員Aさん
課長、仕入先との調整がうまくいっていません、どうすればいいでしょうか?
課長
なに、そうなのか!?何でもっと早く言ってくれなかったんだ、急に言われても困る。
平社員Aさん
すみません、なかなか言い出しにくくて・・・。話はこうです。
課長
なるほど、うーん、私では判断できないな、部長に聞いてもらって判断してもらおう。

これもよくあるパターンです。相談に行ったのに怒られる。しかも判断できずにまた別の人に相談をしに行くケースです。

仕事が進むコミュニケーション術

会社

このように報連相にはダメなところがたくさんあります。では、仕事を進めるにはどのような方法がいいのでしょうか?

報連相が少ないほど仕事は確実に進みます。

1人で正しい判断ができれば、報連相をする必要もありません。

報連相にかける時間も必要ありませんし、報連相をすることで仕事が増えることもありません。

報連相をできるだけ少なくすることが、仕事を進めるポイントになります。そのためにはできるだけ上司が判断する機会を減らすことが大事です。

ではそもそも報連相は何でするのでしょうか?

それは自分で決断ができないからです。

ここではデール・カーネギーの「道は開ける」に書かれている問題解決の方法をご紹介します。

無駄な会議にうんざりしていた出版社の総支配人が考えたルールです。

私に相談がある人はすべて、つぎの4項目についての問いと答えを用意し、あらかじめ提出しておかなければならないという規則です。
第1問-問題点は何か?
第2問-問題の原因は何か?
第3問-いくとおりの解決策があって、それらはどんなものか?
第4問-望ましい解決策はどれか?
現在では、私のところへ自分たちの問題をそのまま持ち込んでくる社員はほとんどいません。なぜか?上記の4つの質問に答えるためには、自分たちですべての事実を集め、その問題をとことん検討してみなければならないことが理解できたからです。

本文P85-86

報連相のよくない所は仕事が進まないことです。場合によっては仕事が遅れることさえあります。

仕事を進めるためには、現状を把握して、解決案を自ら出すしかありません。

上司に困っているんですけど、どうすればいいですか?と聞いても上司に解決できるわけがありません。

現実社会の問題は複雑で解決が難しいものばかりです。すぐに答えが出ることはまずありません。

安易に他人の力を借りようとすると、問題がややこしくなるだけです。

まずは自分でとことん考えて解決案までを導き出すべきです。

そして、最終的な合意だけを上司にもらうようにしましょう。

そうすれば無駄な報連相は必要ありません。上司も問題と解決案がクリアになっているため、間違った判断をすることもありません。

残業を80時間から3時間に減らすことができた

仕事

私は先ほどの方法を実行することで、残業を大幅に減らすことができました。

残業が多い時は困ったらすぐに上司に相談をしていました。それが良いことだと勘違いしていたのです。

そうすると問題はさらに複雑になります。

私はできるだけ自分で解決案を考えて、上司に「これでいきます」とだけ報告することにしました。

そうすると、仕事がどんどん片付くようになりました。自分のスキルも上がりました。

仕事は結局のところ、自分で完結させるものです。他人の力を下手に借りると方向性を失い、問題を複雑にしてしまいます。

相談する際は、自分の中で結論を出した上で話すようにしましょう。

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