どうもヒロです。
みなさん、資料の作り直しをしたことはありますか？
今回はなぜ資料の作り直しが起こるのか、よくある事例と対策を考えてみました。
目次
資料作りのあるある
毎回違うことを言われる
私の会社では資料を作ることが目的になってしまっているため、資料作りにうるさい人がたくさんいます。
上司に資料を見せると、ほぼ100%やり直しになります。そして、上司に言われた通りに直すと、なぜかさらに修正になります。
これは上司にの中で一貫性がなくなっており、自分の言葉を自分で否定している状態なのです。
私は先日資料を作って、上司に見せたところ、補足資料を入れた方がよくなると言われました。言われた通りに資料を追加したところ、繋がりが悪いとやり直しになりました。
正直、頭が悪いとしか言いようがありません。完璧な上司はいないにしろ、自分の言ったことには責任を持って欲しいものです。
アドバイスがあやふや
私の係長は資料作りにとてもうるさく、私の資料の構成について修正を依頼してきました。
構成を変えるということは、ほとんど最初からやり直しなのです。しかも、納期は明日までなのに、頭がおかしいのではないかと思いました。
とりあえず、上司にどうすればいいのかを聞くと、自分の中で構成が決まっていないので、具体的な修正点が分かりませんでした。
結局、構成は変えずに参考資料の差し替えだけになりました。
この間に1時間もあーでもない、こーでもないと話していました。はっきり言って時間の無駄でしかありません。
アドバイスする前に、ちゃんと自分の中で整理してから話して欲しいものです。
修正に必要な時間を考えていない
ほぼ出来上がった資料を平気で直そうとする上司もいます。
思いつきのように出た修正点が資料の冒頭部分だとすると、その資料は始めからやり直しになります。
口で言うことは簡単ですが、実際に構成を考えたり図や表を入れていくと、とても時間がかかります。
あなたも、予想以上に資料の修正に時間がかかったことはないですか？
細かい所までやり出すと、時間はいくらあっても足りません。しかも平気で納期直前に大きな修正を入れられることもあります。
私の後輩は教育のレポートの修正に時間がかかり、人事への提出が遅れてしまいました。
詳しくは聞いていませんが、これは上司の責任でしかありません。おそらく、どうでもいいような修正に時間がかかったのだと思います。残念。
無駄な作り直しをしないためには
過去の資料を残しておく
これは上司のアドバイスに矛盾があった際に、過去の訂正箇所を上司に見せることで、やり直しがなくなります。
上司は部下の資料を好き勝手に言って修正をしてきます。しかし、2回目の修正は1回目と違うことを言っている可能性が非常に高いです。下手すると、1回目の資料に戻ることさえあります。
とにかく上司から言われたことはメモするようにし、矛盾した発言が出ればすぐに指摘するようにしましょう。
大まかな流れを先に決める
資料には大きな流れがあり、それを裏付ける補足資料が付きます。
1番大変なのは、資料が出来上がって大きな流れを変更されることです。完璧な資料などはなく、結局は上司が気にいる資料にならなければ終わりません。
まずはラフでもいいので、上司と資料の大まかな流れを合意しておきましょう。口頭だけでなく、きちんと紙に残すことが重要です。でないと、上司が意味不明なことを言って大きな修正になるでしょう。
大きな流れが決まれば、それに合った図や表を付けていけばいいです。おそらく、完成した時に、上司のイメージと違っているかもしれませんが、そこは強く押し切って資料作りを終わらせましょう。
アドバイスに全て応えない
上司からは色々な修正点が来ます。それが全て一貫性がある内容であればいいのですが、実際はそうではありません。
一見正しいことを言ってそうで、真逆のアドバイスをそれぞれ力説している場合があります。
その際は、上司に確認を取りながら、自分の中でフィルターをかけましょう。
全てのアドバイスに応えると、あべこべの資料になります。
上司も自分が言ったことを全て覚えているわけではないので、何の問題もありません。自分が必要だと思うポイントに絞って修正をしましょう。
自分が資料を見る立場になったら
とはいえ、自分にも後輩ができた際に、きちんとアドバイスができるかは不安なとろこです。
内容はともかく、とにかくスピード第一で取り組むようにするといいと思います。
完成度100%のものを納期直前で持ってこられても、修正することができません。それよりも完成度60%で見せた方がアドバイスする余地があります。
私の会社では、とにかく納期一杯まで資料のやり直しをさせる悪い風習がありますが、けっして真似してはいけません。
早くいいものができたら、その仕事は終わりにして次の仕事に移りましょう。
資料作成は立派なアウトプットのように見えて、実は何も生んでいません。さくっと終わらせて、実のある仕事を頑張りましょう。
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